Personalakte

Unter der Personalakte versteht man die Sammlung von Unterlagen, die der Arbeitgeber über einen Arbeitnehmer angelegt hat. Ihre Anfänge reichen oft in die Zeit vor Beginn des Arbeitsverhältnisses zurück, wenn schon bei der Bewerbung die ersten entsprechenden Schriftstücke eingegangen sind.
Der Arbeitgeber ist verpflichtet, die Personalakte unter Berücksichtigung der Persönlichkeitsund Schutzrechte des Arbeitnehmers zu führen und sie so aufzubewahren, dass kein Unbefugter Zugang dazu hat. Andernfalls kann, wenn dem Arbeitnehmer ein Nachteil dadurch entsteht, eine Schadenersatzleistung des Arbeitgebers die Folge sein.
Wenn sich jemand um einen Arbeitsplatz bewirbt und abgelehnt wird, hat er das Recht, die eingereichten Bewerbungsunterlagen zurückzuerhalten. Nur das an den Arbeitgeber gerichtete Schreiben kann dort verbleiben. Scheidet ein Mitarbeiter aus dem Arbeitsverhältnis aus, so ist der Arbeitgeber berechtigt, die Personalakte zu vernichten. Lediglich steuerrechtliche oder sonstige gesetzliche Aufbewahrungsfristen müssen beachtet werden.
Akteneinsicht
Die Bestimmungen des Betriebsverfassungsgesetzes geben dem Arbeitnehmer das Recht, seine Personalakte einzusehen.
Er muss dafür nicht seinen Arbeitgeber um Erlaubnis bitten, sondern kann dies jederzeit innerhalb der Arbeitsstunden verlangen; allerdings sollte das nicht missbräuchlich zu häufig, also nicht etwa jede Woche, geschehen. Grundsätzlich ist der Arbeitnehmer auch berechtigt, Fotokopien der einzelnen Dokumente für sich selbst anzufertigen. Wenn er will, darf er ein Mitglied des Betriebsrates hinzuziehen, das dann verpflichtet ist, über den Akteninhalt Stillschweigen zu bewahren.
§ 83 Abs.1 BetrVG
Berichtigung der Personalakte
Stellt der Arbeitnehmer bei der Durchsicht der Unterlagen fest, dass darin aus seiner Sicht unrichtige Darstellungen enthalten sind, so ist er berechtigt, eine Gegenerklärung abzugeben und in die Personalakte aufnehmen zu lassen. Allerdings hat sich diese Erklärung immer auf eine konkrete Angelegenheit zu beziehen. Die Arbeitsgerichte haben auch entschieden, dass der Arbeitnehmer die Entfernung eines Schriftstücks aus der Personalakte verlangen kann, vorausgesetzt, dieses ist für seine weitere Beurteilung überflüssig geworden und könnte eventuell eine Beeinträchtigung seiner beruflichen Chancen herbeiführen.

(§§ 56 BRRG, 83 BetrVG) ist die über einen Bediensteten, insbesondere einen Beamten, angelegte Akte, in die der Betroffene ein Recht auf Einsicht hat. Lit.: Kessler, K., Personalaktenrecht, 1997; Kämmerer, K., Personalakte und Abmahnung, 3. A. 2001; Graz, G., Personalakte und Zeugnis, 2004

Arbeitsrecht: Akte, die der Arbeitgeber über einen Arbeitnehmer führt und die Angaben zur Person und zu seiner Führung im Betrieb enthält. Hat der Arbeitgeber Eintragungen in den Personalakten vorgenommen, so kann der Arbeitnehmer nach § 83 Abs. 2 BetrVG verlangen, dass eine Gegendarstellung zu den Akten genommen wird. Bei unberechtigten Eintragungen (grundlose Abmahnung, falsche Bewertungen etc.) hat er einen Anspruch aus §§ 12, 862, 1004 Abs. 1 BGB i. V. m. § 611 BGB und der Fürsorgepflicht des Arbeitgebers auf Entfernung der Eintragung aus der Personalakte.
Beamtenrecht: alle Unterlagen, einschließlich Dateien, die in einem inneren Zusammenhang mit einem konkreten Beamtenverhältnis stehen. Zur Personalakte gehören alle Unteralgen, die die Beamtin oder den Beamten betreffen, soweit sie mit dem Dienstverhältnis in einem unmittelbaren inneren Zusammenhang stehen (§ 106 BBG, § 50 BeamtStG). Der Beamte hat ein Recht auf Einsicht in seine vollständigen Personalakten (z. B. § 110 BBG) und er muss über Beschwerden und Behauptungen tatsächlicher Art, die für ihn ungünstig sind oder ihm nachteilig werden können, vor Aufnahme in die Personalakten gehört werden (z. B. § 109 BBG). Die Äußerung des Beamten (sog. Gegenäußerung) ist ebenfalls zu den Personalakten zu nehmen. Unter bestimmten Voraussetzungen besteht ein Anspruch des Beamten auf Entfernung von Inhalten. Dieser ist für Unterlagen über -. Disziplinarmaßnahmen spezialgesetzlich geregelt (§ 16 BDG). Sonstige Unterlagen über Beschwerden, Behauptungen und Bewertungen sind aus den Personalakten zu entnehmen und zu vernichten, wenn sie sich als unbegründet oder falsch erwiesen haben. Im Übrigen gilt für dem Beamten ungünstige oder nachteilige Unterlagen (mit
Ausnahme von dienstlichen Beurteilungen) eine Tilgungsfrist von zwei Jahren (z. B. § 112 BBG).

Im Arbeitsrecht :

Führt der AG über seinen AN Personalakten mit Dienstleistungs- o. Befähigungsberichten usw., so muss er diese Berichte so erstellen, dass sie unter Abwägung der beiderseitigen Interessen ein obj. Bild von der Person u. den Leistungen des AN ergeben. Im öffentl. Dienst sind Regelbeurteilungen in Abständen von drei Jahren zulässig (AP 1 zu § 13 BAT; keine Erwähnung von Personalratstätigkeit: AP 5 zu § 8 BVersVG = BB 92, 2512). AN hat Anspruch, dass sie sowohl hinsichtl. der tatsächlichen Angaben zutreffend u. hinsichtl. der Bewertung von Fähigkeiten u. Leistungen nach pflichtgemässem Ermessen des AG erstellt werden. Auf Verlangen muss AG seine Beurteilung begründen (AP 3 zu § 75 BPersVG). Der AN hat sowohl im öffentl. Dienst als auch in der Privatwirtschaft ein Recht auf Einsichtnahme (§ 83 BetrVG, AP 78 zu § 611 BGB Fürsorgepflicht) u. zwar selbst in solche Unterlagen, die bei der Bewerbung erwachsen sind (BVerwG NJW 76, 204). Umstr., aber zu bejahen ist, dass auch die Werksarztakten zu den PA gehören. Er kann bei der Einsichtnahme ein Mitglied des Betriebsrates hinzuziehen. Dieses hat über den Inhalt Stillschweigen zu bewahren, sofern es nicht durch den AN von Schweigepflicht entbunden wird (§ 83I BetrVG). Sind die zu der PA verbrachten Berichte nicht sachgemäss verfasst, so kann der AN Berichtigung des Berichts o. Entfernung aus der PA. verlangen (AP 6 zu § 611 BGB Fürsorgepflicht; AP 9 zu § 611 BGB Öffentlicher Dienst); er hat jedoch darzulegen u. zu beweisen, in welchen Punkten der Bericht unrichtig ist (AP 6 zu § 611 BGB Fürsorgepflicht). In gleicher Weise kann die Entfernung verlangt werden, wenn der AG den AN wegen eines angeblich vertragswidrigen Verhaltens abgemahnt und hierüber einen Vermerk zu dessen PA genommen hat u. der Vorwurf ungerechtfertigt ist (AP 2 zu § 87 BetrVG 1972 Betriebsbusse; AP 93 zu § 611 BGB Fürsorgepflicht = NJW 86, 1065). Der AN erleidet aber keine Beweisnachteile, wenn er den Berichtigungsanspruch nicht gerichtlich durchsetzt. Auch die Entfernung einer berechtigten Abmahnung kann verlangt werden, wenn sie für die weitere Beurteilung überflüssig geworden ist (AP 100 = NJW 88, 1702 = NZA 88, 654). Der Streit uni die Entfernung eines Vermerks aus der PA ist vermögensrechtlicher Natur (Streitwert: 1/2 Monatsgehalt) (vgl. EzA 9 zu § 64 ArbGG 1979). Inwieweit der AG Abschriften aus staatsanwaltlichen Ermittlungsverfahren zu den PA nehmen darf, ist umstr.; der öffentl. AG darf aufgrund der MiStra übersandte Strafurteile nur zu PA nehmen, wenn sie dienstlichen Bezug haben (AP 83 zu § 611 BGB Fürsorge- pflicht). Z. T. wird vertreten, dass der AG den AN benachteiligende Vermerke nur aufnehmen dürfe, wenn er hieran ein berechtigtes Interesse hat (AP 85 zu § 611 BGB Fürsorgepflicht). Erklärungen des AN zur PA sind dieser auf Verlangen beizufügen (§ 83 II BetrVG). Über den AN eingeholte ärztl. Gutachten sind ihr beizufügen; indes muss auf die Vertraulichkeit Rücksicht genommen werden (AP) zu § 611 BGB Persönlichkeitsrecht = NJW 88, 791 = NZA 88, 53). Überhaupt dürfen PA Dritten nicht zugänglich gemacht werden; bei Verletzung dieses Grundsatzes ist wegen Verstoss gegen das Persönlichkeitsrecht ein Schmerzensgeldanspruch gegeben (AP 8 zu § 611 BGB Persönlichkeitsrecht = NJW 86, 341). Einsicht nehmen darf aber ein Mitarbeiter der Revisionsabteilung einer AG, wenn er die Ausgaben der AG überprüfen muss (AP 21 = NZA 90, 933 = BB 90, 1208). Will ein AN einen Schaden daraus ableiten, dass er wegen eines vom AG verschuldeten unrichtigen Vermerks in seinen PA nicht befördert worden ist, muss er beweisen, dass er ohne diesen Vermerk befördert worden wäre (AP 18 zu § 249 BGB).
Lit.: Kammerer BB 91, 1926; Marckwald PersR 92, 231; Münzei DÖD 91, 58; Nebendahl ZTR 90, 418.

Der Beamte hat, auch nach Beendigung des Beamtenverhältnisses, ein Recht auf Einsicht in seine vollständigen PA. Er muss über Beschwerden und Behauptungen tatsächlicher Art, die für ihn ungünstig sind oder ihm nachteilig werden können, vor Aufnahme in die PA. gehört werden. Die Äußerung des Beamten ist zu seinen PA. zu nehmen. Regelungen zu den P. der Beamten und Soldaten enthalten § 50 BeamtStG, §§ 106 ff. BBG und die entsprechenden Vorschriften der Länder; s. a. Beamtenrecht. Das Recht zur Einsicht in seine P. hat auch jeder Arbeitnehmer, falls der Arbeitgeber über ihn PA. führt (§ 83 BetrVG).

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