Aufbewahrungspflicht

hinsichtlich der Geschäftsbücher Handelsbuch.

, Verstoß gegen die Buchführungspflicht.

Verpflichtung, bestimmte Geschäftsunterlagen für handelsrechtliche oder steuerrechtliche Zwecke innerhalb einer vorgeschriebenen Frist zur Vorlage bei einem Gericht oder bei einem Finanzamt bereitzuhalten. Handelsrechtliche Aufbewahrungspflichten dienen vor allem dem Ziel, dass ein Gericht im Falle eines zivilrechtlichen Verfahrens die Vorlage der entsprechenden Unterlagen anordnen kann (§§ 258-260 HGB). In steuerlicher Hinsicht stellen die aufzubewahrenden Unterlagen für das Finanzamt eine wichtige Erkenntnisquelle bei der Überprüfung der steuerlichen Verhältnisse der Steuerpflichtigen dar (Buchführungspflicht). Die Regelungen zu den handelsrechtlichen (§§ 257, 261 HGB) und den steuerrechtlichen (§ 147 AO) Aufbewahrungspflichten stimmen im Wesentlichen überein. Aufzubewahren sind die im Rahmen der Buchführungspflicht erstellten Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse und Bilanzen (Frist: zehn Jahre nach Ende des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung gefertigt bzw. der Jahresabschluss/die Bilanz aufgestellt worden ist), Buchungsbelege (Frist: Steuerrecht: zehn; Handelsrecht: sechs Jahre), Geschäftsbriefe, und, nach Steuerrecht, sonstige Unterlagen, die für die Besteuerung von Bedeutung sind (Frist: sechs Jahre, soweit nicht in Einzelsteuergesetzen kürzere Fristen gesetzt sind). Eröffnungsbilanz und Jahresabschlüsse und einige in § 257 Abs. 3 AO spezifizierte Zollunterlagen sind im schriftlichen Original vorzuhalten, sonstige Unterlagen hingegen können auch auf Datenträgern aufbewahrt werden (§ 257 Abs. 3 HGB , § 147 Abs. 2 AO). Verstöße gegen die handelsrechtliche Aufbewahrungspflicht können zu nachteiligen Folgen im Zivilprozess und zu einer Bestrafung nach §§ 283 Abs. 1, 283 b Abs. 1 StGB führen. Bei Verstößen gegen die steuerliche Aufbewahrungspflicht kann das Finanzamt gern. § 162 Abs. 2 S.2 AO ggf. die Besteuerungsgrundlagen schätzen.

1.
Steuerlich ist die Aufbewahrungspflicht nach § 147 AO Bestandteil der Buchführungs- und Aufzeichnungspflicht. Demzufolge trifft die A. alle Stpfl., die zur Buchführung oder zur Aufzeichnung verpflichtet sind, Aufzeichnungspflicht im Steuerrecht. Die A. endet frühestens mit Ablauf der Aufbewahrungsfristen. Erst dann dürfen die Unterlagen vernichtet werden. Werden die Aufbewahrungsfristen nicht beachtet, droht eine Schätzung der Besteuerungsunterlagen. Bücher, Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanz und Buchungsbelege sind grundsätzlich 10 Jahre, andere Unterlagen, z. B. Geschäftsbriefe sind grundsätzlich 6 Jahre aufzubewahren. Kürzere Aufbewahrungsfristen nach außersteuerlichen Gesetzen sind nicht zu beachten. Neu eingefügt wurde eine Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflicht für Stpfl., bei denen die Summe der positiven Einkünfte nach § 2 I Nr. 4-7 EStG (Überschusseinkünfte) mehr als 500 000 EUR im Kalenderjahr beträgt. Diese haben die Aufzeichnungen und Unterlagen über die den Überschusseinkünften zugrunde liegenden Einnahmen und Werbungskosten 6 Jahre aufzubewahren. Bei Zusammenveranlagung muss jeder Ehegatte die Grenze von mehr als 500 000 EUR erreichen. Die Fristen laufen nicht ab, solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, für welche die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist (§ 147 III AO). Die Jahresabschlüsse und die Eröffnungsbilanz müssen wegen ihrer besonderen Bedeutung für die steuerliche Gewinn- und Vermögensermittlung im Original aufbewahrt werden. Die übrigen Unterlagen können auf einem Bildträger oder anderen Datenträgern aufbewahrt werden. Ab dem 1. 1. 2000 müssen Daten während der Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit unverzüglich lesbar gemacht werden können. Soweit für die maschinelle Auswertung der Daten notwendig, müssen die EDV-Systeme bis zum Ende der für die Daten geltenden Aufbewahrungsfrist vorgehalten werden, auch wenn sie nicht mehr im Unternehmen genutzt werden, § 147 VI AO und § 200 I 2 AO. Die Finanzverwaltung hat ab 2002 das Recht auf Einsichtnahme in gespeicherte Daten und auf Nutzung der EDV-Systeme des Stpfl. Sie kann im Rahmen von Betriebsprüfungen auch die maschinelle Auswertung nach eigenen Vorgaben oder die Überlassung der gespeicherten Unterlagen und Aufzeichnungen auf maschinell verwertbaren Datenträgern verlangen. Ab 1. 1. 2009 wurde für Unternehmen die Möglichkeit geschaffen, eine EDV-gestützte Buchführung auf Antrag in andere EU-Staaten und EWR-Staaten (soweit eine Rechtsvereinbarung über Amtshilfe besteht) zu verlagern (§ 146 II a, b AO). Voraussetzung ist, dass der betreffende Staat zustimmt und dass ein Zugriff auf die Daten durch die deutsche Finanzbehörde erfolgt. Weiter muss dem Finanzamt im Antrag der Standort des EDV-Systems und ggf. Name und Anschrift des beauftragten Anbieters benannt werden. Im Fall der Zuwiderhandlung kann ein Verzögerungsgeld von bis zu 250 000 EUR auferlegt werden. Vorzeitige Vernichtung der Belege ist Steuergefährdung. Vgl. zu Mikrofilmaufnahmen BMF v. 1. 2. 1984 (BStBl. I 155).

2.
Mit Wirkung zum 1. 8. 2004 wurde in der Umsatzsteuer eine Aufbewahrungspflicht für Nichtunternehmer (Privatpersonen) normiert. Demnach haben diese als Empfänger einer steuerpflichtigen Leistung im Zusammenhang mit einem Grundstück die Rechnung, einen Zahlungsbeleg oder eine andere beweiskräftige Unterlage aufzubewahren. Die Aufbewahrungspflicht beträgt 2 Jahre und beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung bzw. der anderweitige Beleg ausgestellt wurde. Grund für diese Regelung ist die Bekämpfung der Schwarzarbeit. Weitere besondere Aufbewahrungspflichten bestehen für Buchmacher nach dem Rennwett-und Lotteriegesetz.

3.
Handelsrechtlich gelten entsprechende Aufbewahrungsfristen nach § 257 HGB (Buchführung).

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