Aufzeichnungspflichten im Steuerrecht

1.
A. dienen der Beweissicherung im Besteuerungsverfahren. Ihre Rechtsgrundlage finden sie in der Abgabenordnung und in Einzelsteuergesetzen. Die A. sind so vorzunehmen, dass sie für die Zwecke der Besteuerung ausreichen. Sie müssen vollständig, richtig und zeitgerecht geordnet vorhanden sein (Aufbewahrungspflicht).

2.
Allgemeine A.: Wer nach anderen Gesetzen als Steuergesetzen Bücher und Aufzeichnungen zu führen hat (z. B. als Kaufmann, §§ 1, 2, 238 ff. HGB, Buchführung), muss diese Verpflichtungen auch im Interesse der Besteuerung erfüllen (§ 140 AO). Nach dem Bilanzrechtsmodernisierungsgesetzes (BilMoG) entfällt rückwirkend ab 2008 die handelsrechtliche Rechnungslegungspflicht für Einzelkaufleute, soweit 500 000 EUR Umsatz und 50 000 EUR Gewinn in zwei aufeinander folgenden Geschäftsjahren jeweils nicht überschritten werden (§§ 241 a, 242 IV HGB). Dies gilt nicht für Personengesellschaften.

3.
Stpfl., die Geschäftsbeziehungen zum Ausland mit nahe stehenden Personen (§ 1 II AStG) unterhalten, sind verpflichtet, über Art und Inhalt dieser Geschäftsbeziehungen Aufzeichnungen zu erstellen (§ 90 III S. 1 AO). Die Aufzeichnungspflicht umfasst auch die wirtschaftlichen und rechtlichen Grundlagen für eine den Grundsatz des Fremdvergleichs beachtende Vereinbarung von Preisen und anderen Geschäftsbedingungen mit den Nahestehenden. Bei außergewöhnlichen Geschäftsvorfällen sind die Aufzeichnungen zeitnah zu erstellen (§ 90 III S. 2 AO), Verrechnungspreise. Weitere Aufzeichnungspflichten bestehen für Stpfl. mit Geschäftsbeziehungen zu Staaten und Gebieten, die nicht bereit sind, Auskunftsaustausch in Steuersachen nach dem Standard der OECD (vgl. Art. 26 OECD-Musterabkommen) zu leisten. Steuerhinterziehung.

4.
Buchführungspflicht aus nur steuerlichen Gründen: a) Nach § 141 AO haben Bücher zu führen: gewerbliche Unternehmer sowie Land- und Forstwirte, wenn nach der Feststellung der Finanzbehörde für den einzelnen Betrieb entweder aa) die Umsätze einschließlich der steuerfreien Umsätze ohne die Umsätze nach § 4 Nrn. 8-10 UStG mehr als 500 000 EUR (von 2004 bis 2006: 360 000 EUR; von 2002 bis 2003: 260 000 EUR) im Kalenderjahr oder bb) der Wirtschaftswert selbstbewirtschafteter land- und forstwirtschaftlicher Flächen (einschl. der gepachteten) mehr als 25 000 EUR (von 2002 bis 2003: 20 500 EUR) oder cc) der Gewinn aus Gewerbebetrieb im Wirtschaftsjahr mehr als 50 000 EUR (von 2004 bis 2007: 30 000 EUR; von 2002 bis 2003: 25 000 EUR) oder dd) der Gewinn aus Land- und Forstwirtschaft mehr als 50 000 EUR (von 2004 bis 2007: 30 000 EUR; von 2002 bis 2003: 25 000 EUR) im Kalenderjahr betragen haben. Die Buchführungspflicht beginnt ab dem Wirtschaftsjahr, das auf die Mitteilung der Finanzbehörde folgt.

b)
Nach § 143 AO haben gewerbliche Unternehmer den Wareneingang gesondert aufzuzeichnen. Der Warenausgang ist nach § 144 AO von gewerblichen Unternehmern aufzuzeichnen, die nach der Art ihres Geschäftsbetriebs Waren regelmäßig an andere gewerbliche Unternehmer zur Weiterveräußerung oder zum Verbrauch als Hilfsstoffe liefern.
5. Besondere A.: a) Für Zwecke der Umsatzsteuer sind alle Unternehmer verpflichtet, die Entgelte fortlaufend aufzuzeichnen (§ 22 UStG i. Verb. mit §§ 63-68 UStDV). Diese Aufzeichnungspflicht darf nicht verwechselt werden mit dem buchmäßigen Nachweis, der regelmäßig Voraussetzung der Inanspruchnahme von Vergünstigungen ist, z. B. der USt-Befreiung der Ausfuhrlieferung (§ 6 IV UStG, § 13 UStDV) oder der innergemeinschaftlichen Lieferung (§ 6 a III UStG, § 17 c UStDV), Umsatzsteuer (II, 2). b) Besondere einkommensteuerliche A. enthalten z. B. § 4 VII EStG (Betriebsausgaben) und § 6 II EStG (geringwertige Wirtschaftsgüter).
6. Die Nichterfüllung von A. kann eine Schätzung der Besteuerungsgrundlagen rechtfertigen (§ 162 AO). Ist die Erfüllung von A. Voraussetzung für eine Steuervergünstigung, entfällt bei Nichterfüllung die Steuervergünstigung, z. B. bei geringwertigen Wirtschaftsgütern. Wird durch die Nichterfüllung von A. ermöglicht, Steuern zu verkürzen oder nicht gerechtfertigte Steuervorteile zu erlangen, kann eine Steuergefährdung vorliegen.

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